" Organizate y deja de perder el Tiempo "

___Comenzo el dia; solo dispones de 24 hrs. para resolver todos tus pendientes. Cada minuto que se va es como un centavo que se gasta sin retorno. Por eso se dice que el tiempo es oro. Tal vez seas de los que dicen "no me alcanza el tiempo para nada". Quizas ya no tienes actividades de tiempo libre o seas de los que dejas de ver a tus amigos y familiares por largo tiempo o no vas al dentista o dejas de hacer ejercicio. De ser asi, lamento decirte que, haz perdido el tiempo. Seguramente tienes problemas de organizacion.

Quieres mas indicio de esta problematica? Las excusas. por ejemplo eres de los que llegan tarde a todos lados y culpas al sobrecargado transito. Podriamos hacer una serie de enunciados con todos los obstaculos que se presentan, y con los cuales justificamos nuestra manera de perder el tiempo. Pero no dejan de ser pretextos. Una persona eficaz y eficiente prevee estas situaciones, jerarquiza actividades y maneja sus niveles de estres gracias a su atinada organizacion.

Existen varias formas de perder el tiempo en la oficina:

* Hay empresas donde se prohibe fumar y los empleados deben salir. Cada cigarro se consume en promedio de 7 minutos. Eso, mas el desplazamiento al punto de reunion, acarrea varios recesos de mas de 10 minutos.

* Al salir a comer y tomarse 1 hora. * Prolongar conversaciones en la oficina.

* Destinar tiempo para asuntos personales, diariamente y en su lugar de trabajo.

* Navegar en internet en asuntos ajenos a su trabajo.

Una encuesta de news.com acerca del tiempo de los trabajadores de USA, indica que la mayoria destina al menos dos horas de la jornada en materias extralaborales (internet, socializar y asuntos personales).

Hasta aqui ya quedaron señalados los principales factores que afectan la administracion de su tiempo. Ahora vienen las sugerencias para acabar con ellos:

'Orden por favor'. Uno de los principales factores que definen la calidad del trabajo es la administracion del tiempo. El orden es decisivo para la eficacia en el trabajo.

'Con orden se aprovecha el tiempo y se multiplican las posibilidades'. Es mas productivo y tiende mas a los resultados. La virtud del orden va arraigando en la persona a base de ser constante en estos habitos:

reflexionar, programar, asignar prioridades, rechazar asuntos inmanejables o poco importantes, elegir los fines y buscar los medios adecuados para alcanzarlos.

'Eficiencia'. Hay quienes confunden ser eficientes con llevar a cabo muchas funciones a la vez y esto no es asi. Se trata de distinguir lo que es importante de lo que no lo es, lo urgente de lo que puede esperar. Antes de empezar alguna actividad hay que aprender a detenerse para asignar prioridades. Programar las tareas por dia, semana y mes.

Aqui otras sugerencias para cumplir con orden y eficiencia:

- No comience una nueva tarea hasta haber concluido la anterior.

- Programe anualmente las metas y objetivos.

- Realice una revision periodica de sus objetivos; evalue sus resultados y las metas incumplidas.

- Al finalizar el mes, programe y revise los objetivos del mes siguiente.

- Al inicial la semana, tomese un tiempo para programar los objetivos.

- Antes de iniciar la jornada laboral, dese unos minutos para revisar los pendientes y dar prioridades.

- En caso de tener asuntos personales por realizar, fijese unos minutos durante el dia sin que esto absorba mas tiempo del que estrictamente requiere.

- Si no podra cumplir con algo de lo que ha planeado, reconozcalo en ese momento y no espera a la ultima hora.

'Haga lista de pendientes'. Escribala diariamente, para realizar los ajustes necesarios. Es importamte mantenerla en la misma carpeta, tiene mayor impacto visual.

'Asigne prioridades' Analice que es urgente y que es importante. Abra espacios para cada actividad y asigneles tiempos realistas.

'Accion'. Decidir acciones y no ejecutarlas retrasa los proyectos. Es indispensable que planee y que ponga manos a la obra.

La perseverancia resulta esencial para crear un sistema en el que aproveche su tiempo.

Hay quienes dicen que si logra hacer una misma actividad durante tres meses ...ya tiene un nuevo habito! intentelo, vale la pena.

.....Y las Juntas ?

Las juntas pueden convertirse en el peor habito de una Empresa. El pretexto para perder el tiempo y desgastar a la gente. Ni que decir de las veces que se "convoca a junta" justo cinco minutos antes de la hora de salida: propicia el odio colectivo.

Utilice estas reuniones como una verdadera y efectiva herramienta de trabajo. Programelas con orden y respetelo. Solo haga juntas urgentes cuando en verdad lo sean.

- Comience la reunion exponiendo cual es el objetivo concreto que persigue.

- La junta debe tener una duracion preestablecida y debera respetarse a como de lugar.

- El responsable de la reunion debe tener una orden de temas a tratar y apegarse a ella.

- Inicie la junta puntualmente.

- El moderador debera acotar a quienes se excedan en sus participaciones.

- Distinguir el tipo de juntas, ya sean informativas (algunos exponen y los demas escuchan) o deliberativas (se requiere la participacion de todos). De ser el ultimo caso, requiera previamente los materiales que utilizaran en la reunion, con la idea de evitar interrupciones.

- Rechace interrupciones como llamadas telefonicas y otros distractores.

Fuente: [1] Por: Adriana Bandera.

Experta en Recursos Humanos, Head -hunter, Executive Coach y Socia-directora de la firma Search & Asociados.